Zo heb je in een mum van tijd je administratie op orde

Zo heb je in een mum van tijd je administratie op orde

Als ondernemer wil je ondernemen. Bezig zijn met je product, met je klanten, met verkopen, met online zichtbaar zijn, met nieuwe dingen bedenken. Daar gaat je bloed sneller van stromen en maakt het leuk. Minder leuk is de administratie. Althans dat vinden veel ondernemers. Maar het hoort er wel bij!

Denk namelijk maar eens na over die binnenkomende facturen. Je ontvangt je inkoopfacturen via de post en legt ze ‘ergens’ neer. Dan krijg je er ook een hoop binnen via je e-mail in pdf formaat (en soms al in XML). Tot slot moet je bij een hoop online aanbieders je eigen factuur ophalen via een portaal. Met gebruikersnaam en wachtwoord natuurlijk, niet handig. Het is al een heel werk op zich om dat op orde te krijgen. Daarna wil je alle facturen natuurlijk op 1 plek bewaren, meestal in een ordner. Vaak is deze gesplitst op alfabet of op opeenvolgend op volgorde van binnenkomst. Wat een gedoe!

Je eigen facturen

Je eigen facturen is dan wat makkelijker en ook leuker om te doen. Immers je hebt iets verkocht of een dienst geleverd. De resultante daarvan is dat je een factuur mag sturen. En geld mag ontvangen! Niet onbelangrijk. Voor het maken van je facturen zijn er heel veel manieren. Zo zijn er nog veel ondernemers die dat doen in Word of Excel. Niets mis mee, maar het vergroot wel de kans op fouten. Zo maar een formule in Excel kopiëren en daarna ergens een regel tussenvoegen gaat geheid (een keer) mis. Hetzelfde geldt voor de verplichte opeenvolging van factuurnummers. Ander nadeel van deze manier van factureren is dat ze niet automatisch in je boekhoudpakket verwerkt worden. Trouwens ook niet automatisch verzonden worden. Stuur je ze als bijlage bij een e-mail, dan moet je factuur eerst opslaan als PDF en daarna als bijlage versturen. Kortom, niet handig.

Inkomende facturen

Nadat je je inkomende facturen verzameld hebt, moet je ze gaan betalen. Via internetbankieren. De gegevens op de factuur worden overgeklopt in de betaalopdracht, het adres wordt erbij gezocht (als je het als adres hebt opgeslagen binnen internetbankieren) en het betalingskenmerk (bij een acceptgiro nog steeds gebruikelijk) moet je handmatig intikken, evenals het bedrag en de datum van betalen. Op de factuur stempel of schrijf je dat je ze betaald hebt, gewoon als controle of voor de boekhouder (het administratie- of accountantskantoor) die periodiek deze stukken inklopt in hun boekhoudpakket.

Ook moet je bijhouden of je klanten wel (tijdig) betaald hebben. Zolang je daar geen geautomatiseerde oplossing voor hebt, moet je dus in je internetbankieren checken of de betaling al dan niet binnen is.

De bovenstaande manier van werken is verre van ideaal: je bent veel tijd kwijt met het verzamelen van de inkomende facturen, het doen van betalingen en bewaken van ontvangsten. Het maken van verkoopfacturen gaat op zich wel maar is foutgevoelig. En, omdat je boekhouding maar hooguit 1 x per maand, maar meestal per kwartaal verwerkt wordt, heb je onvoldoende inzicht in je resultaat. Hoeveel omzet heb je gerealiseerd? Welke artikelen verkopen het best? Waar zit je marge op? Welke kosten heb je nu eigenlijk? Kortom, niet ideaal!

Hoe moet het dan wel?

Eigenlijk is er maar 1 oplossing: automatiseren die boel!

Natuurlijk kan de administratie voeren veel makkelijker, met bovendien veel meer inzicht. Het sleutelwoord is automatiseren. En om precies te zijn: de juiste software kiezen die veel werk voor je uit handen neemt en alles online aan elkaar koppelt.

Ik neem je stap voor stap mee in dit proces. Daarbij ga ik uit van een ideaalplaatje. Uiteraard is elke situatie anders en bevestigen uitzonderingen de regel!

Je eigen facturen

Zoals ik eerder in deze blog al meldde, is er een uniforme opmaak voor facturen beschikbaar: het zogenaamde Universal Business Language formaat, ofwel UBL. Dit is een standaard formaat waarin een factuur wordt opgemaakt. Simpel uitgelegd: elk veld van een factuur zoals bijvoorbeeld het kvk nummer, datum, NAW gegevens, bedragen staan op een vast gedefinieerd veld ingevuld. De software waarmee je deze facturen maakt, doet dat automatisch voor je. Jij maakt dus de factuur in de opmaak die je gewend bent. Op het moment dat je de factuur aan je klant verstuurt (via mail) dan wordt er zowel een pdf versie van de factuur meegestuurd maar ook een versie in XML (UBL) formaat. Je software genereert dus zelf dit formaat. Het grote voordeel hiervan is dat de XML factuur automatisch herkend wordt door het boekhoudpakket van jouw klant. Het enige wat vaak nog moet gebeuren is eenmalig aangeven wat de kostensoort is (dus op welke grootboekrekening deze geboekt mag worden). Maar de rest gaat dus automatisch.

De ontwikkelingen op dit gebied gaan best snel. Echter op dit moment  wordt er nog steeds niet op grote schaal gebruikt gemaakt van XML. Maar daar gaan we wel naar toe. Op termijn zal jouw factuur automatisch worden ingeschoten in het boekhoudpakket van je klant. Je klant krijgt uiteraard een melding via mail of whatsapp of op welke manier dan ook. Maar verder hoeft hij daar niets meer aan te doen, behalve betalen uiteraard. Toekomstmuziek: ja in zekere zin nog wel, maar geloof me dat dit er aan zit te komen.

De eigen factuur maak je in je boekhoudpakket. Het voordeel is dat dit de kans op fouten enorm reduceert, je alle data zoals NAW gegevens al voorhanden hebt en je ook je artikelen al beschikbaar hebt. Met artikelen bedoel ik hier datgene wat je verkoopt of als dienst levert. Deze artikelen komen als regel op je factuur te staan. Nu je factureert in je boekhoudpakket en dit op artikelniveau doet, heb je later inzicht in je omzet. Dus niet alleen aan welke klant je wat hebt verkocht (top 10), maar ook welke artikelen (of beter: gerubriceerd in artikelgroepen) je hebt verkocht. De meeste boekhoudsoftware kan deze data eenvoudig produceren in tabellen of in een grafiek. Wat ook handig is, is dat je zorgt voor een koppeling met de Kamer van Koophandel. Een nieuwe klant maak je aan in je boekhoudpakket en je laat daarna de gegevens ophalen vanuit de database van de Kamer van Koophandel. Je hebt dan met 1 druk op de knop alle relevante gegevens van je klant bij de hand en op je relatiekaart in je boekhoudpakket verzameld.

Uiteraard wordt de factuur meteen doorgeboekt als debiteur en omzet in je administratie. Ook de BTW wordt geboekt.

Ik zie 2 nadelen van het gebruiken van de factuurmodule in je boekhoudpakket: het is weer een extra module die vaak best prijzig kan zijn. Het tweede nadeel is de vaak moeilijke opmaak van de layout van de factuur. Dat is precisiewerk en vergt een hoop geduld. Niet onoverkomelijk hoor. Maar kan een barrière zijn.

Een alternatief wat wij als accountantskantoor voor onze klanten gebruiken is WeFact. Met WeFact kun je zeer eenvoudig facturen maken. WeFact is koppelbaar met je boekhoudpakket. Zodra je een klant hebt aangemaakt in ofwel je boekhoudpakket ofwel in WeFact wordt dit op de achtergrond met elkaar gesynchroniseerd. En uiteraard wordt de factuur opgemaakt volgens de factuureisen die de belastingdienst stelt. Niet onbelangrijk! Op het moment dat je een factuur verstuurd hebt in WeFact wordt deze doorgeboekt naar je boekhoudpakket. Wat verder pluspunt is dat de layout van je factuur gewoon simpel is aan te maken. Wefact koppelt met je boekhoudpakket. Omdat je in je boekhoudpakket de bankontvangsten en -uitgaven bijhoudt (zie verderop) worden ook deze mutaties doorgezet naar WeFact. Je ziet daardoor dus altijd wat je nog aan openstaande facturen hebt staan. Het versturen van herinneringen daarna is een fluitje van een cent.

Je inkomende facturen is weer een heel ander verhaal. Zoals gezegd is er nog geen uniforme manier van ontvangen en verwerken. We zien van allerlei manieren naast elkaar. Niet optimaal dus. Tot het moment dat iedereen op dezelfde wijze zijn factuur aanmaakt (in UBL/XML) en verstuurt, moeten we dus voor een workaround kiezen. Ook hier geldt dat er meerdere wegen naar Rome leiden. Er zijn meerdere prima oplossingen beschikbaar.

Inkomende facturen

Wij gebruiken een zogenaamde scan en herken oplossing: Basecone. Met Basecone verzamel je al je facturen die er bij je binnenkomen. Via de post: deze scan je in en stuur je naar een vast Basecone-emailadres. De facturen die je per mail ontvangt stuur je ook door naar het Basecone-emailadres. Nog beter is natuurlijk om je leverancier opdracht te geven deze facturen rechtstreeks naar Basecone te laten sturen. Met een cc ter controle naar je eigen e-mailadres. Wat da nog resteert zijn de facturen die je zelf op moet halen via een portal. Ook hier zijn slimme oplossingen voor die ervoor zorgen dat de facturen automatisch worden opgehaald vanuit het portal van je leverancier en worden doorgestuurd naar Basecone of zelfs rechtstreeks in je boekhoudpakket. Storecove is een mogelijke oplossing die al heel veel leveranciers gekoppeld heeft. Een aanrader om hier eens naar te kijken.

Eenmaal de facturen doorgestuurd naar Basecone rest je nog het verwerken daarvan. Dat gaat door middel van herkenning. Basecone leest de factuur en herkent de leverancier aan meerdere gegevens zoals bijvoorbeeld de naam, kvk nummer of BTW nummer. Bij een nieuwe leverancier wordt automatisch een nieuw leverancierskaart aangemaakt, inclusief alle data zoals bankrekeningnummer, betaaltermijn etc. De volgende stap is dat de factuur geboekt wordt. Als Basecone de factuur herkend heeft, wordt er een boekingsvoorstel gedaan, gebaseerd op de data die al aanwezig is. Met 1 druk op de knop wordt vervolgens het voorstel geaccordeerd. Op de achtergrond wordt alle data, inclusief een pdf van je oorspronkelijke factuur doorgeboekt naar je boekhoudpakket. Het handmatig boeken is hiermee dus verleden tijd.

In Basecone is het ook nog mogelijk de factuur door iemand anders te laten autoriseren, goedkeuren dus. Handig in het geval je een wat grotere organisatie hebt waarbij een ander de facturen moet goedkeuren alvorens deze mogen worden verwerkt in je administratie dan wel mogen worden betaald. Uiteraard gaat dit alles geheel automatisch. De autorisator krijgt een e-mail op het moment dat er te autoriseren facturen klaarstaan.

Basecone heeft ook een mooie app beschikbaar. Van een kasbonnetje kun je makkelijk een foto maken en deze doorsturen om verder te verwerken.

Zo, tot nu toe weet je dus hoe je je verkoopfacturen moet maken: geautomatiseerd in je boekhoudpakket of in aparte online facturatiesoftware die koppelbaar is met je boekhoudpakket. Wij gebruiken daarvoor WeFact.  De inkomende factuurstroom lossen we op met Basecone. In Basecone verzamel je al je inkomende facturen en laat deze zoveel als mogelijk automatisch verwerken. De boekingen worden vanzelf doorgeschoten naar je boekhoudpakket.

Betalen van je facturen

Dan het betaalproces. Doordat je alle data van je inkomende facturen beschikbaar hebt, heb je alle informatie voorhanden. In het boekhoudpakket (wij gebruiken Exact Online) kun je de betalingen selecteren. De data zoals bankgegevens en betaalcondities heb je al compleet. Immers die zijn via het scannen van de facturen automatisch verwerkt. De betaalopdracht komt automatisch via de koppeling met je bank binnen. Het enige wat je nog moet doen is het autoriseren van de betalingen met je randomreader of tancode. Uiteraard kun je het ook regelen dat er een autorisator in het proces betrokken wordt. Deze keurt facturen en/of betaalvoorstellen goed en pas daarna kun je verder. Functiescheiding dus!

Wat nog rest zijn de controles die je moet doen en de vaste maandelijkse boekingen: afschrijvingen, overlopende posten e.d. Veel hierin is te automatiseren echter dit blijft een stuk handmatig werk.

En wat bereik je er nu uiteindelijk mee?

  • Overzicht
  • Structuur
  • Besparing van tijd
  • Inzicht!

Share this post

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *